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メールの活用
電子メール(以下、メール)はたいへん便利なコミュニケーション・ツールである。メールの主な長所は次のとおりである。
- 相手が好きな時にメールを読むことができる
- 相手の作業を中断させない
- 文字で伝達するので、聞き逃しなどがない
- 同じ内容の文章を複数の人に同時に送信できる
- ファイルをのやり取りが行える
- 通信費用が安い
メールは、置き手紙や伝言メモのようなものである。相手が読むまでに時差があるということは理解しておきたい。急ぎの連絡は、電話などを使用するべきである。
メールの送信
メール送信時の注意事項は次のとおりである。
- 文字化けをおこさないために半角カタカナや機種依存文字を使わない
- テキスト形式で送信する
- メールアドレスの流出を防ぐためCCまたはBCCを適切に使い分ける
- 容量の大きな添付ファイルを送るときは、先方に事前に了承を得てから送る
特殊文字（機種依存文字）や半角カタカナを使わない
メールは、どの機種で読まれるか分からない。したがって、丸数字などの特殊文字（機種依存文字）や半角カタカナは、文字化けの原因となるので使ってはいけない。
文字化けする可能性がある文字
- 丸数字
- 半角カタカナ
- ローマ数字
- (株)などを1文字で表現した合字
テキスト形式で送信する
メールは、テキスト形式とHTML形式どちらでも送信することができる。HTML形式は、画像や音声、色など表現力豊かなメールが作成できる。その反面HTML形式のメールはメールの中に悪意あるスクリプト(プログラム)を入れることも可能である。このためコンピューターウイルスに感染する原因にもなる。以上の理由からHTML形式を嫌がる人も多い。人によっては、HTML形式のメールは開かない人もいる。
複数の人にメールを送るときの注意
年始のあいさつや連絡のメールで、「宛先」または「CC」に送信先が列挙されたメールを受け取ることがある。この欄に記入されたメールアドレスは受け取った人すべてにメールのアドレスが分かる。
受け取る人すべてがが社内の人間など互いに関係のある人であれば問題ないかもしれない。しかし、まったく知らない人にメールアドレスが知られてしまうことは、個人情報保護法の観点からも避けるべきである。
多数の人に一度にメールを送信する場合は、「CC」と「BCC」を適切に使い分けなくてはならない。「CC」と「BCC」の違いは次のとおりである。
- CC(carbon copy)
- 受信者すべてにメールアドレスが分かる。例えば社内の会議を行う日時の連絡など複数の人に連絡をするときは、誰に連絡をしたか分かるので便利である。
- BCC(blind carbon copy)
- 受信者は、メールを誰に送ったのか分からない。例えばお客さんとの打ち合わせ日時の連絡をメールで送信するとき、上司への報告のため「BCC」欄に上司のメールアドレスを入力しておくとよい。
容量の大きな添付ファイルを送るときは、先方に事前に了承を得てから送る
サイズの大きな添付ファイルは、先方のメールボックスが一杯になりほかのメールが受信できなくなる可能性がある。
また、メールサーバーに負荷を与え、メール・サーバーがダウンしてしまい大きな支障をきたすこともある。このため大きなサイズのファイルをメールで送るときは先方の了承を得てから送るようにしたほうがよい。
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